Tahukah kamu apa itu kerangka acuan kerja atau KAK? Apa sih manfaat dari adanya KAK? Mengapa KAK perlu dibuat? Semua informasi yang berkaitan dengan KAK bisa kamu temukan di halaman ini.
Jika kamu perlu membuat KAK, apa saja yang harus dimasukkan ke dalam kerangka tersebut? Tenang, semua keterangan tentang KAK sudah dirangkum dengan lengkap di artikel ini. Jadi, kamu tinggal membaca dan mengambil ilmu yang dibutuhkan saja.
Contents
Pengertian Kerangka Acuan Kerja Adalah
Saat akan membuat suatu kegiatan, kamu akan diminta untuk menunjukkan KAK. Apa itu KAK? KAK yang juga dikenal sebagai kerangka Acuan Kegiatan adalah sebuah dokumen perencanaan kerja atau kegiatan yang isinya adalah keterangan atau penjelasan tentang:
- Berapa perkiraan biaya suatu kegiatan?
- Bagaimana kegiatan itu akan berlangsung?
- Kapan kegiatan tersebut diselenggarakan?
- Siapa yang akan melangsungkan kegiatan tersebut?
- Apa saja kegiatan yang akan diadakan?
- Di mana lokasi berlangsungnya kegiatan tersebut?
Intinya, arti KAK mengandung uraian lengkap mengenai tujuan, latar belakang, masukan yang diperlukan, ruang lingkup, serta hasil yang diinginkan dari sebuah kegiatan. KAK juga mengandung cara pelaksanaan suatu kegiatan, jadwal kegiatan, serta penanggung jawab kegiatan.
Biasanya KAK digunakan sebagai suatu gambaran umum serta penjelasan tentang kegiatan, yang nantinya dilaksanakan sesuai dengan fungsi dan tugas Lembaga atau Kementerian Negara. Apa saja manfaat dari adanya KAK?
Baca Juga: 6 Unsur Utama Kerangka Konseptual Akuntansi (agar sukses dalam Pelaporan Keuangan)
Manfaat Draft Kerangka Acuan Kerja
KAK merupakan suatu rumusan lingkup kerja dan tujuan yang sifatnya berupa garis besar. Meski berbentuk sebuah garis besar, KAK harus dibuat dengan cukup jelas agar mampu memberikan beberapa manfaat yaitu:
- Menyampaikan keterangan tentang lingkup kegiatan serta tujuan kepada para peserta.
- Memberikan gambaran tentang hasil kegiatan yang diharapkan.
- Membantu para peserta mempersiapkan proposal sebaik mungkin.
Agar semua manfaat dari pembuatan kerangka acuan kerja di atas bisa tercapai, diperlukan persiapan matang. Dengan demikian, KAK dapat tersusun secara konsisten, lengkap, serta menggunakan kalimat yang dipilih dengan baik. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir peluang perbedaan penafsiran.
Tujuan Pembuatan Format KAK
Sewaktu berencana membuat KAK, kamu harus lebih dahulu mengetahui tujuan dari pembuatan kerangka tersebut. Dengan begitu, kerangka yang kamu buat bisa mengenai sasaran sesuai dengan keinginanmu. Di bawah ini adalah beberapa tujuan dari pembuatan KAK:
- Menjelaskan kegiatan yang akan kamu laksanakan dengan rinci.
- KAK harus menjadi acuan bagi para peserta dan pelaksana kegiatan yang kamu lakukan, baik dalam pembuatan proposal, penentuan biaya, dan hal lain yang berkaitan dengan kegiatan tersebut.
- Menyediakan informasi mengenai keahlian apa saja yang diperlukan untuk berlangsungnya kegiatan tersebut.
- Menyampaikan informasi tentang jadwal berlangsungnya kegiatan serta lingkup laporan yang perlu dibuat setelah kegiatan
- KAK juga harus menjadi acuan dalam proses evaluasi proposal dan klarifikasi.
- KAK yang jelas dan lengkap akan digunakan sebagai dasar pembuatan evaluasi dan kontrak hasil kerja.
Setelah memahami tujuan dari pembuatan KAK, kamu sudah siap untuk mempelajari format KAK yang tepat. Format KAK wajib diikuti agar KAK yang kamu buat bisa menyampaikan semua informasi yang diperlukan dengan sangat jelas. Jangan khawatir, kamu bisa menemukan contoh formatnya di sini.
Contoh Kerangka Acuan Kerja dan Teknik Pembuatannya
Format atau sistematika KAK seperti yang akan kamu temukan di bawah ini wajib untuk diikuti setiap kali kamu membuat KAK. Meskipun kegiatan yang akan dilakukan berbeda-beda, sistematika atau formatnya tetap sama, kok.
Selain semua poin di bawah ini, kamu juga boleh menambahkan poin lain sesuai dengan kebutuhan. Tapi ingat, poin yang sudah ada di bawah ini tidak boleh dikurangi, ya.
1. Pendahuluan
Pendahuluan KAK berisi hal-hal yang sifatnya umum tetapi masih berkaitan dengan kegiatan yang akan kamu laksanakan.
2. Latar Belakang
Merupakan bagian yang berisi alasan mengapa kegiatan tersebut harus diadakan. Sebaiknya, kamu melengkapi bagian ini dengan berbagai data, sehingga alasan dilangsungkannya kegiatan bisa menjadi lebih kuat.
3. Tujuan, Baik Umum Maupun Khusus
Bagian ini berisi tujuan dari kegiatan yang ingin kamu laksanakan. Tujuan umum merupakan garis besarnya. Tujuan khusus merupakan tujuan yang ingin kamu capai secara rinci.
4. Kegiatan Utama Serta Rincian Kegiatan
Kegiatan utama serta rincian kegiatan merupakan semua langkah kegiatan yang wajib dilakukan agar tujuan kegiatan bisa tercapai sepenuhnya. Jadi, antara tujuan serta kegiatan harus sejalan dan berkaitan, ya.
5. Cara Pelaksanaan Kegiatan
Di bagian ini, kamu wajib menyediakan keterangan mengenai metode pelaksanaan kegiatan utama serta rincian kegiatan. Metode itu bisa berupa pembentukan tim, pelaksanaan rapat, pelaksanaan audit, dan lain sebagainya demi mendukung berlangsungnya kegiatan yang kamu rencanakan.
6. Sasaran Kegiatan
Sasaran dari program ini merupakan target yang terukur dan spesifik, sehingga tujuan kegiatan pun bisa tercapai. Sasaran kegiatan akan menunjukkan hasil apa saja yang dibutuhkan untuk merealisasikan tujuan tertentu.
7. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
Jadwal atau schedule adalah perencanaan waktu untuk masing-masing rincian kegiatan. Bagian ini harus dijelaskan secara rinci, ya, agar setiap kegiatan bisa berlangsung tepat waktu sesuai jadwal.
8. Biaya yang Diperlukan
Kamu wajib mencantumkan perkiraan biaya yang diperlukan untuk melangsungkan suatu kegiatan dan berpaut pada rencana tersebut, lho. Jadi, pikirkan hal ini dengan serius, ya.
9. Evaluasi Pelaksanaan Serta Pelaporan Kegiatan
Evaluasi dilakukan terhadap jadwal kerangka acuan kerja yang sudah kamu rencanakan. Jadwal tersebut harus dievaluasi dalam kurun waktu tertentu. Jika hasil evaluasi menampakkan penyimpangan atau pergeseran jadwal, kamu wajib memperbaiki jadwal tersebut, lho.
Sedangkan pelaporan adalah pembuatan laporan dari evaluasi kegiatan yang sudah kamu lakukan di atas.
10. Pencatatan, Pelaporan, Serta Evaluasi Kegiatan
Catatan kegiatan adalah dokumentasi dari kegiatan, pelaporan merupakan laporan program, dan evaluasi merupakan evaluasi dari pelaksanaan kegiatan tersebut secara menyeluruh.
Baca Juga: 3 Kunci Ampuh Metode Belajar Data (untuk Jadi Data Analyst dan Data Scientist)
Jenis Standar Kerangka Acuan Kerja
Ada satu hal lagi yang juga perlu kamu ketahui sebelum membuat KAK, yaitu jenis jenis KAK. Setidaknya, ada 3 jenis KAK atau TOR (Term of Reference) yang harus kamu pahami, berikut ketiga jenis KAK beserta penjelasannya:
1. Kerangka Acuan Kerja / KAK Kegiatan
Merupakan KAK yang biasanya digunakan untuk seminar, diseminasi, penelitian, sosialisasi, workshop, dan kegiatan lain yang sejenis. KAK ini adalah kerangka standar yang bisa digunakan oleh semua pekerjaan dan kegiatan.
2. Kerangka Acuan Kerja / KAK Konstruksi atau Pembangunan Gedung
Yaitu KAK Kegiatan yang harus disertai dengan Desain Rencana yang sudah diketahui oleh bagian Kepala Dinas Pekerjaan Umum. KAK Konstruksi wajib menyertakan biaya pembangunan gedung, biaya perencanaan, biaya pengawasan, dan biaya pengelolaan.
3. Kerangka Acuan Kerja / Pengadaan Barang
Adalah KAK Kegiatan yang disertai dengan spesifikasi teknis suatu barang, yang ingin kamu adakan dan pelatihan pengoperasian atau penggunaan barang jika diperlukan. Spesifikasi teknis dari suatu barang tidak boleh menyebutkan merek tertentu.
Sekarang kamu sudah siap untuk membuat kerangka acuan kerja, bukan?. Pastikan kamu mengikuti semua langkah di atas, sehingga kegiatan yang akan kamu langsungkan bisa berjalan dengan mulus.
